転職における必要書類とは退職時や入社時の必要書類手続き

必要書類チェック表

飲食業界に限らずですが、転職する際に必要となる書類やアイテムを下記のチェックリストにまとめました。書類などの準備でモレがないようご確認ください。

必要になる タイミング	必要書類/ 必要アイテム	備考
転職活動の 事前準備	私用のメールアドレス	在籍会社のメールアドレスは使わない
	携帯電話・スマートフォン	スマートフォンで職務経歴書の作成可能
	パソコン	あれば求人検索や書類作成で便利
	スケジュール管理ツール	アプリや手帳でスケジュールを管理
求人応募	履歴書	企業指定のフォーマットがあればそちらを使用
	職務経歴書	企業指定のフォーマットがあればそちらを使用
	証明写真	「3ヵ月以内に作成のもの」と指定されることが多い
	印鑑	シャチハタでも問題ないことが多い
	筆記用具/ノート	企業分析や自己分析に使用
面接	履歴書	手渡しする際はクリアファイルと封筒に入れると丁寧
	職務経歴書	実績は数字を入れて具体的に記載する
	源泉徴収票	内定を出そうとしている企業が、 オファーする年収を決定するための参考として 提出を求められる場合もある
	面接で着用する服	スーツが無難。オフィスカジュアルなど フォーマルな私服が認められる場合もあり
	バッグ	A4書類が入るフォーマルなタイプが好ましい
	靴	スーツに合うフォーマルな靴が理想
	筆記用具	筆記試験がなくても選考の流れなど メモをとる可能性あり
	面接交通費	出張面接に応じる会社もある
面接	PC/イヤホン/Wi-Fi環境	オンライン面接で必要
内定	内定通知書	内定先企業から渡される
	労働条件通知書	内定先企業から渡される
退職手続きで 在籍会社に 提出（返却）する	退職願・退職届	退職願は退職を願い出る書類で、 退職届は退職を通告する書類
	身分証明書	・社員証 ・セキュリティーキー ・入館証 ・IDカード ・社章、など
	名刺	自分の名刺顧客の名刺（取引先を含む）
	健康保険被保険者証	病院で提示する健康保険証のこと
	通勤定期券	退職にともない使用不可となる
退職手続きで 在籍会社から 書類を受け取る	離職票	失業保険を受給する時に必要
	源泉徴収票	転職先の年末調整で必要
	雇用保険被保険者証	自分が保管している場合もある
	年金手帳	自分が保管している場合もある
入社手続きで 転職先に 書類を提出する	マイナンバー	マイナンバーがない場合は、 住民票など個人番号が確認できる書類
	基礎年金番号の分かる書類	年金手帳を提出することが多い
	源泉徴収票	年末調整をするために必要
	雇用保険被保険者証	転職先に提出した後は返却されるため 自分で保管する
	扶養控除等申告書	扶養家族がいなくても要提出
	健康保険被扶養者異動届	扶養家族がいる場合のみ提出
	給与振込先の届出書	通帳のコピーで代替されるケースもある
転職先によって 提出する	資格、免許の証明書	資格手当が支給される場合は提出することが多い
	健康診断書	指定された医療機関で健康診断を受ける
	入社承諾書・入社誓約書	入社に承諾する書類
	身元保証書	最近は緊急連絡先だけ提出するケースが多い
	退職証明証	在籍会社に依頼して発行してもらう
	卒業証明書	中途採用は提出不要の会社がほとんど
	従業員調書	人事管理のための書類

上記がチェック表になります。

ここからは、退職手続き以降から入社手続きにかかる書類についても詳しく説明します。チェックしてみてくださいね。

退職時に在籍会社へ返却する書類

まずは、退職時に在籍会社へ返却する書類と注意点について詳しく紹介します。

返却する書類や備品など

退職する際に返却しなくてはいけない書類と備品は下表の通りです。

返却する書類や備品	備考
身分証明書	・社員証 ・セキュリティーキー ・入館証 ・IDカード ・社章、など
名刺	・自分の名刺 ・顧客の名刺（取引先を含む）
健康保険被保険者証	病院で提示する健康保険証のこと
通勤定期券	退職にともない使用不可となる
その他	・顧客データ ・見積書 ・企画書 ・社用パソコン ・社用スマホ ・社用タブレット ・貸与されていたモバイルWi-Fi、など

「身分証明書」は、社員証やセキュリティー、入館証などです。顧客データなども、退職前に返却し、後任の担当者へ引き継ぐようにしましょう。

※企業によって異なりますので、人事に確認しましょう。「退職時返却チェックリスト」をつくっている企業もあります。

注意したいこと

転職が決まったら、円満退職を心がけることが大切です。退職の意思を早めに伝え、退職日までに引継ぎを完了させましょう。

退職日の2ヶ月～1ヶ月半前には、直属の上司などに退職を希望していることを伝えます。「退職願」は退職する1ヶ月前には提出しましょう。後任の担当者などへの業務の引継ぎは退職1ヶ月前から始めることが理想です。

最終出社日までには、必要書類の受け取りと備品の返却が完了しているよう段取りよく進めます。

また、顧客情報や会社の内部の資料など、うっかり会社への返却を忘れるということがないよう、十分に注意しましょう。悪気がなくても情報漏洩のリスクにつながってしまいます。

退職時に在籍会社から受け取る書類

退職にあたって在籍している会社から受け取る書類と確認したい内容について解説します。

受け取る書類

退職手続きにともない、在籍会社から受け取る書類を下記にピックアップしました。

書類	備考
離職票	失業保険を受給する時に必要
源泉徴収票	転職先の年末調整で必要
雇用保険被保険者証	失業保険の申請に必要
年金手帳	厚生年金加入手続きのため
退職証明証	転職先で求められることがある

「離職票」と「退職証明証」は、どちらも退職したことを証明する書類です。「離職票」は公文書で「退職証明証」は私的な書類です。転職先から「退職証明証」の提出を求められた場合は、在籍会社に発行を依頼しましょう。

なお、退職してすぐに再就職しない場合は、市役所へ国民年金や健康保険への加入手続きをしに行きます。

注意したいこと

在籍会社から返却される書類は、転職先に提出するものや失業時に失業保険の受け取りで必要になるものがあります。忘れず受け取りましょう。

「年金手帳」は、自分で保管せず在籍会社に預けている場合があるため、所在を確認しておきます。令和4年に「年金手帳」は基礎年金番号通知書に切り替わりました。紛失した場合は、基礎年金番号通知書の再発行が可能です。

「雇用保険被保険者証」と「離職票」は、失業保険を受給する時に必要です。「雇用保険被保険者証」は転職先に提出する必要がありますが、まれに「離職票」も提出を求められることがあります。

転職先に提出する書類

転職したらやることは、転職先から求められた書類を不備なく提出することです。具体的な提出書類と注意点について説明します。

提出する書類

転職先に提出するものについて、必ず提出しなくてはいけない書類と転職先によって求められる書類の2つに分けて下表に記載しました。

	書類	備考
提出が必須の書類	マイナンバー	マイナンバーがない場合は、住民票など個人番号が確認できる書類
	基礎年金番号の分かる書類	年金手帳を提出することが多い
	源泉徴収票	年末調整をするために必要
	雇用保険被保険者証	転職先に提出した後は返却されるため自分で保管する
	扶養控除等申告書	扶養家族がいなくても要提出
	健康保険被扶養者異動届	扶養家族がいる場合のみ提出
	給与振込先の届出書	通帳のコピーで代替されるケースもある
提出を求められることがある書類	資格や免許の証明書	資格手当が支給される場合は提出することが多い
	健康診断書	指定された医療機関で健康診断を受ける
	入社承諾書・入社誓約書	就業条件に承諾する書類
	身元保証書	最近は緊急連絡先だけ提出するケースが多い
	退職証明証	在籍会社に依頼して発行してもらう
	卒業証明書	中途採用は提出不要の会社がほとんど
	従業員調書	人事管理のための書類

「扶養控除等申告書」は税金と社会保険の手続きで必要になる書類です。転職先企業から決まったフォーマットの書類を渡されるので、記入して提出します。

注意したいこと

転職先に提出する書類のなかには、用意に時間のかかる書類や他の書類で代用できる書類があります。必要書類はなるべく早く把握しておきましょう。

取得までに時間のかかる書類は「健康診断書」や「身元保証書」などです。「身元保証書」に身元保証人の署名と捺印が必要なケースもあります。一方、「従業員調書」は履歴書で代替できることが多いです。

入社直前にあわてないよう、余裕をもって準備しておくようにします。

必要書類の紛失や期日までに準備できないときの対処法

転職活動中は多忙なため、転職先に提出する書類を紛失したり期日までに用意できなかったりすることはまれに起こるようです。その際は、公的機関や在籍会社、転職先に正直に伝えて対応しましょう。

必要書類を紛失した際は、公的機関や在籍会社に再発行を依頼して、転職先へ提出日の目途を伝えます。公的機関が発行するものは、再発行できることがほとんどです。

トラブル発生時は真摯な対応をとり、誠実さを伝えるように心がけましょう。

転職の必要書類は事前準備が大切

転職時の必要書類を紹介しました。内定時や退職手続き、入社手続きで必要書類が異なります。

内定した際に渡される「労働条件通知書」は、書面に記載されている条件をしっかり確認しましょう。転職先が決まったら、在籍会社から「雇用保険被保険者証」や「源泉徴収票」などを返却してもらい、転職先へ提出します。

引継ぎや入社準備をスムーズに進めるために、必要書類は事前に確認して準備しておきましょう。